5 jenis komunikasi untuk dikembangkan
Anda dan anggota tim Anda mungkin telah bekerja jarak jauh selama beberapa waktu sekarang. Baik Anda berada di kantor setiap hari, di rumah mengelola dari jauh, atau di tempat kerja hybrid di antara keduanya, kemungkinan besar Anda memanfaatkan lebih dari satu jenis komunikasi.
Agar bisnis dapat berkembang dalam jangka panjang, penting untuk mengembangkan keterampilan komunikasi yang mencakup setiap jenis bisnis. Berikut adalah lima jenis komunikasi paling umum yang perlu ditingkatkan.
- Komunikasi lisan: Pikiran dibagikan melalui ucapan. Contohnya termasuk presentasi, pertemuan empat mata, dan panggilan virtual.
- Komunikasi tertulis: Pemikiran dan ide dibagikan melalui kata-kata tertulis. Ini bisa melalui email, catatan tulisan tangan, atau papan tanda.
- Komunikasi non-verbal: Informasi dibagikan tanpa menggunakan kata-kata tertulis atau lisan. Contohnya termasuk ekspresi wajah, nada suara, bahasa tubuh, dan gerak tubuh.
- Mendengarkan secara aktif: Berbeda dengan contoh di atas, mendengarkan secara aktif adalah tentang menerima informasi. Ketika seseorang mendengarkan secara aktif, mereka mungkin mengajukan pertanyaan untuk memahami informasi dengan lebih baik, namun menahan diri untuk tidak terlalu fokus pada tanggapannya sehingga mereka gagal mendengarkan pembicara.
- Komunikasi kontekstual: Informasi dibagikan dengan pemahaman timbal balik, yang mungkin tidak terucapkan, tentang berbagai faktor seperti hubungan antarpribadi dan lingkungan.
Apa itu komunikasi yang efektif?
Komunikator yang paling efektif memberikan informasi kepada orang lain dengan jelas dan pada saat yang sama mendengarkan mereka secara aktif. Mereka dapat menerima masukan – baik verbal maupun nonverbal – sekaligus menyampaikan pemikiran dan pendapatnya secara inklusif.
Terlepas dari gaya komunikasinya, komunikasi yang efektif melibatkan hubungan dengan orang lain. Ini adalah tarian dengan pasangan yang bergerak, terkadang dengan cara yang tidak kita prediksi. Ini berarti keterampilan paling kuat yang dapat Anda manfaatkan adalah sinkronisasi dengan audiens Anda. Ini melibatkan pemahaman dan penyampaian kebutuhannya, dan kemudian menanggapi umpan balik secara real-time. Itu berarti melakukan percakapan yang diinginkan audiens Anda.
Namun untuk mencapai semua itu membutuhkan latihan.
Berikut adalah beberapa strategi komunikasi yang efektif untuk membantu Anda mendengarkan dan berkomunikasi dengan lebih baik.
Bagaimana meningkatkan keterampilan komunikasi
Pesan terbaik seringkali sederhana.
Tidak ada gunanya menyampaikan komunikasi apa pun, baik tertulis, lisan, formal, atau santai, jika pesannya tidak tersampaikan dengan jelas.
Berkomunikasi secara ringkas sambil mempertahankan minat dan memasukkan segala hal yang perlu diketahui tim Anda adalah keterampilan komunikasi tingkat tinggi.
9 Cara untuk berkomunikasi dengan lebih baik.
1. Ingatlah audiens Anda
Audiens Anda secara alami akan lebih tertarik dan terlibat ketika Anda menyesuaikan komunikasi Anda dengan minat mereka. Membangkitkan minat mereka dengan berbicara langsung tentang hal-hal yang penting bagi mereka secara alami akan membangkitkan keinginan mereka untuk memahami dan berinteraksi dengan informasi.
2. Jangan gunakan 10 kata ketika seseorang akan melakukannya
Bahkan penonton yang paling terlibat dan berkomitmen pun pada akhirnya akan merasa bosan. Menjaga pesan Anda tetap sederhana dan ringkas akan membuatnya lebih mudah untuk dipahami dan diingat. Ingat, Anda sudah tahu apa yang akan Anda katakan, tapi mereka baru mendengarnya untuk pertama kali. Tetap sederhana.
3. Pertimbangkan metode terbaik untuk menyampaikan pesan Anda
Jika informasi yang Anda sampaikan tidak mendesak, pertimbangkan untuk mengirimkan email atau memo. Hal ini sangat penting ketika mengomunikasikan ekspektasi. Komunikasi tertulis akan memberi audiens Anda lebih banyak waktu untuk meninjaunya, memikirkannya, dan menindaklanjuti dengan pertanyaan. Ini juga akan memberi mereka catatan berguna untuk dirujuk kembali.
4. Libatkan mereka
Jika Anda pernah bekerja sebagai instruktur, manajer, pelatih, atau pelatih, Anda akan tahu bahwa ada beberapa cara yang lebih baik untuk mempelajari informasi baru selain mengajarkannya. Mintalah masukan dari mereka atau ambil peran dalam menjelaskan konsep dan kebijakan baru kepada rekan-rekannya.
5. Memanfaatkan komunikasi tatap muka bila memungkinkan
Berkomunikasi secara tatap muka menambah banyak lapisan informasi dalam pertukaran, baik antara dua orang atau dua ratus orang. Seringkali, terdapat sinergi yang tercipta melalui komunikasi tatap muka yang sulit ditiru di tempat lain. Berikut beberapa tip untuk memanfaatkan waktu tatap muka dengan tim Anda secara maksimal:
6. Lakukan kontak mata
Jika Anda bertanya-tanya apakah pesan Anda tersampaikan atau tidak, hanya sedikit metrik yang memberikan masukan sebanyak kontak mata. Anda dapat dengan mudah mengetahui apakah orang yang Anda ajak bicara memahami Anda, sedang terganggu, khawatir, atau bingung — sebagian besar hal tersebut hilang dalam komunikasi digital.
7. Mintalah umpan balik
Tidak yakin mereka mengerti? Bertanya! Teknik yang ampuh adalah meminta orang mengulangi versi mereka tentang apa yang baru saja Anda katakan. Seringkali, hal ini dapat meningkatkan retensi, pemahaman langsung, dan meminimalkan kesalahpahaman di kemudian hari. Anda juga dapat meminta mereka untuk menghubungi Anda dengan cara-cara bermanfaat yang dapat meningkatkan penyampaian Anda dalam presentasi dan bentuk komunikasi lainnya.
8. Baca isyarat non-verbal
Ada berbagai jenis isyarat nonverbal. Menguap, gelisah, dan melihat sekeliling ruangan biasanya merupakan tanda jelas bahwa audiens Anda memikirkan hal lain selain apa yang ingin Anda sampaikan. Jika Anda memperhatikan hal ini, jangan tersinggung. Cobalah meminta mereka untuk membagikan apa yang ada dalam pikiran mereka, merangkum poin-poin sebelumnya yang mungkin mereka lewatkan, atau menundanya untuk lain waktu.
9. Minimalkan gangguan
Jika Anda mengobrol dengan seseorang (atau grup) sambil bertatap muka, jauhkan gangguan dengan menjauhkan perangkat elektronik yang tidak diperlukan. Batasi kehadiran hanya pada mereka yang perlu hadir, dan hindari menjadwalkan pada saat orang-orang cenderung fokus pada hal lain (misalnya sebelum jam kerja berakhir atau tepat sebelum makan siang).